Veri İşleme Sözleşmesi

1. Roller

Kurum, Kurum Üyelerine sunduğu eğitim kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur. Derin Akademi bu verileri Kurum adına ve bu sözleşmeye uygun olarak işleyen veri işleyendir.
Kurum Üyesinin Platform hesabı, oturum ve güvenlik kayıtları, kendi adına yaptığı satın almalar ve Derin Akademi'nin isteğe bağlı iki amacı (takip çalışmaları ve kişisel gelişim analizi) bakımından Derin Akademi ayrı bir veri sorumlusudur.

Konu: Kurum'un satın aldığı sesli prova eğitiminin Kurum Üyelerine sunulması.
İlgili kişiler: Kurum Üyeleri.
Veriler: ad ve e-posta adresi (API ya da LMS ile gelen kişilerde Kurum'un verdiği kimlik ve ad); prova sırasında ses (gerçek zamanlı işlenir, saklanmaz); konuşma metni ve Koç değerlendirmesi; prova kullanım bilgisi (ürün, vaka, zaman, süre, tamamlanma, kredi).
Süre: Kurum ile Derin Akademi arasındaki hizmet ilişkisi boyunca.

Kurumsal alanda yapılan provalar için Kurum; Kurum Üyesinin hangi ürün ve vakayı çalıştığını, ne zaman ve ne kadar sürdüğünü, tamamlanıp tamamlanmadığını ve kullanılan krediyi görür. Kurum'daki Sahip, Yönetici ve Okuyucu rolleri bunları kişi adıyla; Faturalandırma ve Davetçi rolleri yalnızca toplam olarak görür.
Kurum; provanın analizini ve Koç değerlendirmesini, konuşma metnini ve ses kaydını hiçbir zaman görmez. Kurum Üyesinin kişisel alanında yaptığı hiçbir şey kişiye bağlanarak Kurum'a gösterilmez; kişisel alandaki kredi kullanımı Kurum'un hesap dökümünde yalnızca aylık ve isimsiz bir toplam olarak yer alır.
Kurum, Kurum Üyelerinin açık ve güvenli prova yapabilmesi için bu verilerin kendisine verilmemesini Derin Akademi'ye verdiği kalıcı bir talimat olarak kabul eder ve bu verilerin kendisine teslim edilmesini istemez.
Kurum Üyesi bir sonucunu Kurum'la paylaşmayı seçerse Kurum o sonuç için yalnızca vakayı, tamamlanma zamanını ve hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını görür. Paylaşmak da geri almak da Kurum Üyesinin elindedir.

Kurum, Kurum Üyelerini Platform'u kullanmaya başlamadan önce bilgilendirir: veri sorumlusunun Kurum olduğunu; Derin Akademi'yi ve alt işleyenleri; prova sırasında bir yapay zekâ karakteriyle konuşulduğunu; konuşmanın kaydedilip işlendiğini; Kurum'un gördüğü ve hiçbir zaman görmediği verileri. Derin Akademi bunun için Çalışan Aydınlatma Şablonu'nu sunar.
Kurum, bu işlemenin KVKK md. 5'te sayılan geçerli bir hukuki sebebe dayandığını taahhüt eder. İşyerindeki ilişkinin niteliği gereği Kurum bu işlemeyi Kurum Üyelerinin açık rızasına dayandırmaz.
Kurum, kendi aydınlatma metninin bağlantısını Platform'daki kurum ayarlarına girebilir; bağlantı davet ekranında Kurum Üyelerine gösterilir.

Verileri yalnızca Kurum'un talimatı ve bu sözleşme kapsamında, eğitimi sunmak için işler.
Verilere erişen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar; KVKK md. 12 kapsamında uygun teknik ve idari tedbirleri alır: iletimde ve saklamada şifreleme, yetkiye bağlı erişim ve erişim kaydı.
Kurum Üyelerinin haklarına ilişkin başvurularda Kurum'a destek olur; Kurum'un talimatıyla bir Kurum Üyesinin verilerini siler.
Kurum verilerini etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğinde Kurum'a gecikmeksizin bildirir.
Hizmet ilişkisi sona erdiğinde, mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere, Kurum'un talimatına göre verileri siler ya da anonim hâle getirir.

Kurum, aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına onay verir:

ElevenLabs (ABD): sesli prova, konuşmanın metne dökülmesi ve değerlendirme.
Amazon Web Services (Almanya, Frankfurt bölgesi): barındırma, veritabanı, dosya saklama ve e-posta gönderimi.

Bu alt işleyenler verileri yurt dışında işler. Derin Akademi yeni bir alt işleyen eklemeden önce Kurum'a bildirir.